Cosa avviene quando la merce esce dal magazzino?

InFarma risponde ad una importante esigenza del mercato della distribuzione con un sistema che prevede il controllo e la tracciabilità delle fasi di uscita e consegna della merce. La soluzione nasce nel contesto della distribuzione del farmaco ma è immediatamente applicabile a qualunque contesto merceologico.
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Il Sistema

Il Check&Trace è un sofisticato sistema di tracciabilità dei colli e dei documenti posti in uscita dal deposito e presi in carico dal corriere, a garanzia di una consegna che risponda esattamente all’ordine ricevuto. Ciascuna fase viene monitorata e assistita limitando drasticamente le possibilità di errore.

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Controllo della Merce

Prima dell’inizio del viaggio, il sistema indica al corriere i colli da prelevare seguendo l’ordine delle destinazioni di consegna; vengono gestiti i colli provenienti da altre destinazioni, vengono segnalati i colli deteriorabili, viene garantita la corretta presa in carico della merce e assistita una eventuale sospensione di carico.

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Controllo dei documenti

Un’ opzione del sistema permette la spunta, tramite scannerizzazione, dei ddt/fatture accompagnatorie a garanzia che tutti i documenti siano prelevati dal corriere. Il controllo viene attuato anche sull’effettiva rispondenza tra la merce caricata e i documenti accompagnatori.

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Controllo del viaggio

Il “viaggio della merce” è costantemente monitorato attraverso un sofisticato sistema di tracciabilità geografica che fornisce anche indicazioni relative ai chilometri percorsi ed agli orari di effettiva consegna, dati archiviati e storicizzati automaticamente nell’applicativo in uso nel magazzino.

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Controllo della consegna

Il sistema assiste il corriere nell’individuazione del punto vendita e garantisce che la merce consegnata sia rispondente all’ordine ricevuto. Ciascuna azione viene comunicata al magazzino per un maggior controllo. Check&Trace gestisce anche lo scambio della merce in consegna tra più corrieri in un sito di appoggio diverso dal deposito.

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Controllo contenitori vuoti e resi

Specifiche funzioni consentono la gestione della restituzione al deposito di eventuali contenitori vuoti (ad es. casse con cui si effettuano le consegne) o di eventuali resi dei clienti. Entrambe le informazioni vengono visualizzate nel palmare del corriere che provvederà al ritiro del vuoto o reso, aggiornando il sistema in automatico.

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Il Sistema

Il distributore ha un nuovo strumento per aumentare il livello di servizio ai clienti e ottimizzare le spese di consegna. Il sistema si compone di un palmare dotato di un software integrato che colloquia con l'applicativo in uso nel magazzino. Il grossista può visualizzare l'andamento delle consegne effettuate da tutti i corrieri direttamente dal suo gestionale ed avere una contabilità dei chilometri percorsi da ogni automezzo, con i tempi impiegati per le singole consegne. Lo stato delle consegne è monitorabile su una intuitiva cartina geografica on line; il sistema individua la posizione del corriere nonché la stima dell'orario di arrivo. Check&Trace consente di raggiungere una puntualità, precisione ed affidabilità nelle consegne che rappresentano un vero valore aggiunto sul mercato. Il sistema informa, in tempo reale, su eventuali anomalie nel recapito della merce ad un determinato punto di consegna e può quindi agire anticipando il possibile disappunto del cliente. Check&Trace consente inoltre di monitorare in dettaglio l'attività dei corrieri: il sistema assiste il corriere in qualsiasi fase di lavoro limitando drasticamente ogni possibile errore ed, in ogni caso, traccia qualsiasi operazione effettuata, rendendo i dati disponibili per analisi a posteriori.

Controllo della Merce

La fase di controllo della merce e dei documenti in ritiro presso il deposito, effettuata prima dell’inizio del viaggio del corriere, può essere attuata sia sul palmare del corriere, se fisicamente presente in magazzino durante le fasi di allestimento, sia su terminale palmare già in uso presso il deposito e collegato all’applicativo, nel caso in cui l’attività venga eseguita dal personale interno al magazzino. Il controllo della merce, quindi, può essere effettuato dall’operatore di magazzino, dal corriere o da entrambi, ottenendo diversi livelli di qualità nel controllo. Il sistema offre la possibilità di configurare il palmare del corriere in modo da contenere le indicazioni necessarie per conoscere le destinazioni di consegna, i colli ed i documenti da consegnare. Il sistema verifica che il collo venga prelevato dal corriere previsto ed è in grado di ottimizzare la fase di caricamento del mezzo: tramite le informazioni fornite dal palmare, il corriere potrà caricare i colli in funzione dell’ordine con cui effettuerà le consegne. Il borderò di carico viene automaticamente spuntato per i colli scannerizzati e il sistema può fornire in qualsiasi momento informazioni relative ai colli mancanti. Per accertare l’effettivo prelievo della merce, è possibile emettere il borderò di carico dopo che tutti i colli assegnati al corriere risultano caricati nel mezzo. Check&Trace fornisce specifiche indicazioni per ogni collo con contenuto deteriorabile per temperatura e consente anche il controllo dei colli provenienti da deviazioni ordini/mancanti allestiti da altri magazzini. Il sistema assiste il corriere in modo che quest’ultimo carichi merce non di sua competenza o, addirittura, che ordini allestiti non vengano consegnati perché “dimenticati” nell’area di uscita merce. Nei casi in cui il corriere non possa portare a termine la consegna (a causa di problemi di spazio nel vano di carico o per attività chiusa del cliente di destinazione ecc.) il sistema garantisce comunque il controllo, mediante una funzione di sospensione della merce che non verrà presa in carico: il corriere, scannerizzando il collo che deve lasciare a terra, riceve dal palmare informazioni su quali altri colli fanno parte dello stesso documento accompagnatorio, consentendo la sospensione di un intero ordine e pianificando la consegna della merce stessa ad un viaggio successivo del corriere.

Controllo dei documenti di accompagno della merce

Un’ opzione del sistema permette la spunta, tramite scannerizzazione, dei ddt/fatture accompagnatorie a garanzia che tutti i documenti siano prelevati dal corriere. Per aumentare il controllo della rispondenza tra la merce caricata e l’ordine ricevuto, il sistema consente di vincolare la stampa del borderò anche a seguito della spunta dei documenti oltre a quella dei colli. Prima di uscire dalla copertura WiFi e, quindi, prima di iniziare il trasporto, il corriere scannerizza il borderò di carico emesso automaticamente dal sistema, cosicché il palmare possa effettuare il download di una serie di informazioni; queste costituiscono il database da utilizzare durante le successive attività eseguite fuori dalla copertura WiFi.

Controllo del viaggio

L’ottimizzazione del percorso, con evidenti vantaggi in termini di costi e di tempi di percorrenza, è una caratteristica del sistema. Il modulo GPS attivo memorizza nel palmare, ad intervalli prefissati, la posizione del corriere che, tramite connessione UMTS (internet), viene inviata (ad intervalli regolari e parametrici) ad un apposito server che ne consente la visualizzazione on line; in tal modo, è possibile non solo seguire il percorso del corriere ma anche ottenere informazioni in merito all’ora stimata di arrivo a destinazione, al numero di colli che verranno consegnati, all’eventuale presenza di colli deteriorabili etc.(*)
In assenza di connessione UMTS, il download automatico dei dati avviene comunque quando il palmare torna sotto copertura WiFi all’interno della rete del grossista. Sia che i dati vengano trasmessi durante il viaggio automaticamente o scaricati al rientro del corriere, il distributore potrà visualizzare il tragitto percorso dai vari corrieri, le fermate effettuate e la durata delle stesse.


* Per quanto concerne la questione relativa alla privacy, come specificato nel bollettino N.48 del Marzo 2004 del Garante per la protezione dei dati personali, non vi è obbligo di comunicazione al Garante del “trattamento di dati che indicano la posizione geografica di mezzi di trasporto aereo, navale e terresti, effettuati esclusivamente a fini di sicurezza del trasporto”. Resta inteso che i dati vanno trattati, come le altre informazioni, nel rispetto del D.Lgs. 196/03.
L’eventuale tracciamento della posizione dei corrieri, viene effettuato per garantirne la sicurezza durante il trasporto; la InFarma fornisce il software per il tracciamento della posizione, ma è il cliente il responsabile della conservazione dei dati, nel rispetto di quanto previsto dalla legge sulla Privacy.

Controllo della consegna

Arrivato alla destinazione di consegna, il corriere scannerizza il codice a barre dell’ etichetta posta nella vetrina del punto vendita, ottenendo l’elenco dei documenti da recapitare e dei colli da scaricare. Se il sistema è dotato di GPS, è possibile localizzare e quindi riconoscere il punto di consegna attraverso la posizione geografica (con un raggio di localizzazione di circa 500 mt). In alternativa, è possibile selezionare la farmacia direttamente dal video del palmare, opzione utile nel caso non sia possibile utilizzare il sistema GPS e che evita, inoltre, la necessità di etichettare con codice a barre il sito della destinazione di consegna. La garanzia della consegna dei colli ordinati è data dalla scannerizzazione degli stessi una volta tolto il carico dal fugone; il corriere è facilitato dalla possibilità di richiedere al palmare l’elenco dei colli ancora da scaricare. La stessa modalità permette la gestione e la consegna dei Ddt. Nel caso in cui sia attiva la connettività UMTS, viene notificata l’avvenuta consegna, informazione immediatamente visibile nel sistema del grossista. In mancanza di tale connettività, il palmare esegue automaticamente il download dei dati memorizzati a consegne ultimate, sotto copertura WiFi del deposito. Particolarmente strategica è la gestione dei ‘Transit Point’ che consente ed assiste lo scambio della merce in consegna tra due o più corrieri presso un sito di appoggio, privo di connessione Wifi. In questi scenari il sistema effettua il controllo della presa in carico della merce da parte del secondo corriere, utilizzando una connessione UMTS/GPRS: tale fase di carico, infatti, non avviene presso il deposito, ma in una zona “neutra”, seppur predefinita, come un parcheggio o un garage, priva quindi di connessione WiFi. Lo scambio della merce tra corrieri prevede diverse casistiche. Tra le più frequenti:
  • un primo corriere consegna una parte della merce ad uno o più corrieri;
  • due corrieri, provenienti da due depositi differenti, si scambiano parte della merce o la consegnano entrambi ad un terzo corriere.
  • navettaggio della merce tra un deposito ed un altro, nel caso in cui non sia prevista la gestione mediante deviazione ordini/mancanti tra i due magazzini.

Il sistema garantisce un controllo delle fasi di lavoro del corriere di ‘Transit Point’, in funzione di quelle effettuate precedentemente dal primo corriere.

Controllo contenitori vuoti e resi

Una specifica funzione del sistema permette al corriere di visualizzare eventuali contenitori (casse o ceste con cui viene effettuata la consegna) che il punto vendita deve restituire al grossista; scannerizzando i contenitori restituiti, il corriere consente al sistema di detrarli dall’estratto conto del punto vendita non appena i dati del palmare vengono scaricati nel sistema. La situazione dei contenitori in conto ai punti vendita può essere visualizzata nell’applicativo del grossista.Altra importante funzione riguarda la gestione del ritiro dei resi merce dai clienti; tramite Check&Trace è possibile avvisare il corriere della presenza di un reso precedentemente autorizzato dal grossista. La presenza di prodotti “frigo” o di prodotti con scadenza breve viene gestita con percorsi prioritari per permetterne una corretta evasione e conservazione. Il corriere carica dal grossista i contenitori vuoti per il ritiro di eventuali resi autorizzati presso ciascun punto vendita; una volta ritirati, il corriere scannerizza i resi per poi restituirli al grossista al rientro in sede.
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